— 1 —
השינוי:
מיצוב אגף מחשוב ומערכות מידע כגוף שירות מקצועי, איכותי וחדשני. הסמכות העליונה במגוון תחומי המחשוב בכל היחידות והפקולטות באוניברסיטת חיפה .
— 2 —
מצוי: ממה נבע הצורך בשינוי ואיזו תכלית הוא נועד לקדם?
אגף המחשוב ומערכות המידע באוניברסיטת חיפה נחשב בעבר כאגף ארכאי המתבסס על טכנולוגיות מיושנות ושתשתיותיו סבלו מזמינות נמוכה. לא מעט לקוחות שפנו לקבלת שירות קיבלו את התשובה ״את זה אי אפשר לעשות”. עקב חוסר המענה המספק מהאגף החלה להיווצר באוניברסיטה תשתית מערכות מידע
מקבילה ולא רשמית (Shadow IT ). גופי מחשוב מבוזרים סיפקו שירותים זה לזה ופיתחו מערכות עצמאיות — לעצמם ואפילו ליחידות המנהל. כמו כן, אתרי הפקולטות והחוגים הציגו חזות לא אחידה עם שונות גבוהה.
— 3 —
רצוי : מה רצינו לשנות בתפיסת ההפעלה?
התאמת רמת התקשוב באוניברסיטה למאה ה־ 21 , תוך יצירת מערך מחשוב מרכזי, מקצועי, המספק שירות איכותי, מאובטח על־פי התקנים המתקדמים ביותר ותומך בצרכי המוסד ועובדיו. ייצור מערכות מידע מנהלתיות המנוהלות באופן מרכזי ורוחבי. מערכות שעומדות ברגולציות )הגנה על פרטיות המידע, נגישות לבעלי
מוגבלויות, חוק הספאם ועוד( וברמות האבטחה המתקדמות ביותר. נוסף על כן, עיצוב ממשק משתמש מתקדם למערכות והטמעת יכולות מחשוב מתקדמות
(רובוטים, BI , אפליקציה, אתר מידע שיווקי אחוד ומוקד אחוד, מערכות CRM ועוד).
— 4 —
קשיים והתנגדויות:
כדי לממש את תהליך השינוי היה צורך בפירוק מערכת ה־ IT המקבילה שנולדה באוניברסיטה, ביסוס אמון על בסיס העלאת המוניטין של האגף ושינוי הגישה של בעלי התפקידים הרלוונטיים בתוך האגף. שינוי הגישה של חלק מעובדי האגף הוותיקים ורתימתם לטובת מעבר לתפיסת שירות שנותנת מענה איכותי ומקצועי ללקוחות הקצה היווה אתגר לא פשוט. הקלה על התהליך העובדה שחלק גדול מבעלי התפקידים באגף הועסקו באמצעות חוזים אישיים ולא היו כפופים לקביעות והגנת ועד העובדים. בנוסף, צוותי המחשוב בפקולטות ״התאהבו” בעצמאות התפעולית שלהם ומשום כך לא נענו בשמחה לרצון ״לפרקם” ממערכות המידע שהקימו.
אחד האמצעים שהוכיח עצמו היה גיוסו לאגף של הבכיר מראשי צוותי המחשוב בפקולטות ואחד ממובילי הקמת ה־ Shadow IT . אותו גורם מונה לתפקיד בכיר
באגף וקודם לדרגה בכירה. הוא עושה את תפקידו באופן מושלם וקידומו שינה את דינמיקת ההתנגדות וקידם את קבלת השינוי.
— 5 —
איך: באיזה אופן התנהל השינוי?
* שלב 1: התנעת תהליך השינוי
קיום פגישות הכרות ולמידה עם למעלה מ־ 200 בעלי תפקידים באוניברסיטה מרמת מנהלי היחידות המנהלתיים, דרך אגודת הסטודנטים, ועד העובדים ועד לבעלי תפקידים מרכזיים בסגל האקדמי. בפגישות ניתנה האפשרות ״לשפוך את הלב” ולהבהיר מה הם רוצים לקבל מהאגף. בין הקיטורים אותרו גם הרבה רעיונות חכמים.
* שלב 2: ניצול איכותי של משאבי האגף והטמעת מערכות
בעזרת ניצול נכון של משאבי האגף הקיימים נולדו פתרונות מתקדמים. הוטמעו מערכות ששיפרו את הנגשת המידע. הובהר לעובדי האגף שהתשובה ״אי אפשר” לא קיימת יותר, אפשר לעשות הכל והתשובה היא תמיד כן, השאלה איך ומתי.
* שלב 3: השקעת משאבים נוספים ושינוי בהגדרות התפקיד
השינוי זכה לתגובות חיוביות שהגיעו גם למנכ״ל וחיזקו את תמיכתו באגף. האגף החל לקבל יותר ויותר משאבים שתרמו לשיפור הזמינות ולהרחבת סל השירותים. באמצעות מבחני חדירה הובהרו הסכנות שיצרו המערכות המקבילות ( Shadow IT ) , ובמקומן הוקמו מערכות מאובטחות בניהול מרכזי. כדי להבטיח את תפקודו האיכותי של האגף ועל מנת לשמר את מעמדו, הוחלט בהנהלת המוסד כי כל החלטה הקשורה לתקשוב באוניברסיטה )ממינויים, קידומים, דרך רכש ועד הקצאות לקורסים לעובדים( מחייבת את אישור סמנכ״ל מחשוב מערכות מידע.
— 6 —
מסקנות:
בסופו של תהליך ניתן לומר שהשינוי הוא הצלחה. המוניטין של אגף מחשוב ומערכות מידע השתפר לאין שיעור. כך גם ״גאוות היחידה” בקרב העובדים. האגף מתנהל כמו חברת הייטק פרטית והעובדים נהנים מתנאי עבודה טובים שתורמים למחויבותם לאגף. המסקנה העיקרית: הכרה בבעיות במצב הקיים, הרצון להשתנות, גיוס הלקוחות והעובדים, והכי חשוב — הצגת קבלות, מביאים את התוצר המוצלח ביותר.